Ülevaade nullist baasil eelarvestamisest
Nullbaasi eelarve nõuab, et juhid põhjendaksid kõiki oma eelarves ette nähtud kulutusi. See vastandub levinumale lähenemisviisile, mille kohaselt tuleb eelarve või eelmise aasta tegelike tulemuste muudatuste põhjendamist nõuda. Seega eeldatakse, et juhil on teoreetiliselt kulude baasrida null (sellest ka eelarvestamismeetodi nimi), olenemata sellest, milline oli tegelik eelarve eelneval aastal.
Tegelikkuses eeldatakse, et juhil on osakondade põhitegevuseks minimaalne rahastus, millest suurem peab olema põhjendatud. Protsessi eesmärk on suunata rahastamine pidevalt ümber peamistele ärieesmärkidele ning lõpetada või laiendada kõik tegevused, mis pole enam nende eesmärkidega seotud.
Põhiprotsessi voog nullbaasi eelarvestamise korral on järgmine:
Tehke kindlaks ärieesmärgid
Luua ja hinnata alternatiivseid meetodeid iga eesmärgi saavutamiseks
Hinnake alternatiivseid rahastamistasemeid, sõltuvalt kavandatud tulemustasemest
Pange paika prioriteedid
Mõistet kulude tagasitäitmine kihtidena võib kasutada ka vastupidiselt, kus saate piiritleda konkreetsed kulud ja kapitaliinvesteeringud, mis tekivad lisateenuse või -funktsiooni lisamisel. Seega saab juhtkond diskreetselt kindlaks määrata lisakulude ja teenuse täpse kombinatsiooni oma ettevõtte jaoks. Selle protsessi tulemuseks on tavaliselt vähemalt minimaalne teenuse tase, mis kehtestab kulude baasjoone, millest madalamal on ettevõttel võimatu minna, koos erinevate teenuse astmetega, mis ületavad miinimumi.
Nullbaasilise eelarvestamise eelised
Nullbaasiga eelarvestamisel on mitmeid eeliseid, sealhulgas:
Alternatiivide analüüs. Nullbaasiline eelarvestamine eeldab, et juhid määratlevad alternatiivsed viisid iga tegevuse sooritamiseks (näiteks selle hoidmine ettevõttes või allhanke kaudu), samuti erinevate tasemete kulutamise tagajärjed. Nende alternatiivide väljatöötamise sundimisega paneb protsess juhid kaaluma muid võimalusi ettevõtte juhtimiseks.
Eelarve inflatsioon. Kuna juhid peavad kulutused tegevustega siduma, on vähem tõenäoline, et nad suudavad oma eelarvet kunstlikult paisutada - muudatust on liiga lihtne märgata.
Suhtlus. Nullbaasi eelarve peaks juhtimismeeskonnas tekitama olulise arutelu ettevõtte missiooni ja selle saavutamise üle.
Kõrvaldage muud võtmetähtsusega tegevused. Nullbaasi eelarvekontroll sunnib juhte otsustama, millised tegevused on ettevõtte jaoks kõige kriitilisemad. Nii toimides saavad nad suunata võtmetähtsusega tegevused kõrvaldamiseks või allhankeks.
Missiooni fookus. Kuna null-baaside eelarvestamise kontseptsioon nõuab juhtidelt kulutuste sidumist tegevustega, on nad sunnitud määratlema oma osakondade erinevad missioonid, mis muidu võivad olla halvasti määratletud.
Koondamise tuvastamine. Ülevaatusest võib ilmneda, et sama tegevust viivad läbi mitmed osakonnad, mis viib tegevuse välistamiseni väljaspool piirkonda, kuhu juhtkond soovib, et see keskenduks.
Nõutav ülevaatus. Nullbaaside eelarvestamise korrapärane kasutamine suurendab tõenäosust, et ettevõtte kõiki aspekte uuritakse perioodiliselt.
Ressursside eraldamine. Kui protsess viiakse läbi ettevõtte üldist missiooni ja eesmärke silmas pidades, peaks organisatsioon jõudma rahaliste vahendite tugevale suunamisele nendesse valdkondadesse, kus neid kõige rohkem vaja on.
Lühidalt öeldes keskenduvad paljud nullbaasiga eelarvestamise eelised ettevõtte missiooni tugevale ja endasse vaatavale pilgule ning sellele, kuidas ettevõte jaotab oma ressursse selle missiooni saavutamiseks.
Nullbaasilise eelarvestamise puudused
Nullbaasiga eelarvestamise peamine negatiivne külg on osakonna tegevuse uurimiseks ja dokumenteerimiseks vajalik erakordselt suur pingutus; see on keeruline ülesanne isegi üks kord aastas, mistõttu mõned üksused kasutavad protseduuri ainult üks kord iga paari aasta tagant või kui organisatsioonis on toimunud olulisi muudatusi. Teine võimalus on nõuda null-baasil eelarvestamise kasutamist jooksvalt ettevõtte eri osade kaudu mitme aasta jooksul, nii et juhtkond saaks tegeleda vähem selliste ülevaadetega aastas. Muud puudused on:
Bürokraatia. Nullbaasi eelarve loomine maast madalast pidevalt nõuab tohutult analüüse, koosolekuid ja aruandeid, mis kõik nõuavad protsessi juhtimiseks täiendavat personali.
Mängujuhtimine. Mõned juhid võivad proovida oma eelarvearuandeid moonutada, et koondada kulutused kõige olulisemate tegevuste alla, tagades seeläbi, et nende eelarvet ei vähendata.
Mittemateriaalsed põhjendused. Kulude taseme kindlaksmääramine või põhjendamine ettevõtluse valdkondades, mis ei anna konkreetseid ja käegakatsutavaid tulemusi, võib olla keeruline. Näiteks mis on õige turunduskulu suurus ja kui palju tuleks investeerida teadus- ja arendustegevusse?
Juhtimise aeg. Nullbaasilise eelarvestamise kohustatud operatiivne ülevaade nõuab märkimisväärset haldamisaega.
Koolitus. Juhid vajavad märkimisväärset koolitust nullbaasi eelarvestamise protsessis, mis suurendab igal aastal vajaminevat aega veelgi.
Värskendamise kiirus. Nullbaasi eelarve loomiseks vajalikud lisapingutused muudavad veelgi vähem tõenäoliseks, et juhtkond vaatab eelarvet pidevalt läbi, et muuta see konkurentsiolukorra jaoks asjakohasemaks.
