Algdokument on algdokument, mis sisaldab äritehingu üksikasju. Algdokument sisaldab põhiteavet tehingu kohta, näiteks asjaosaliste nimed, makstud summad (kui neid on), kuupäev ja tehingu sisu. Alusdokumente tähistatakse sageli kordumatu numbriga, nii et neid saab raamatupidamissüsteemis eristada. Dokumentide eelnumeratsioon on eriti kasulik, kuna see võimaldab ettevõttel uurida, kas mõni dokument puudub.
Kui algdokumendis sisalduv teave on raamatupidamissüsteemi salvestatud, indekseeritakse algdokument hõlpsalt juurdepääsetavaks ja arhiveeritakse. Eelmise aasta jooksul loodud dokumendid hoitakse tavaliselt kohapeal, vanemaid dokumente hoitakse odavamates väljaspool asukohta asuvates hoiukohtades.
Alusdokumendid on audiitorite jaoks kriitilised, kes kasutavad neid tõendina, et registreeritud tehingud tegelikult toimusid. Algdokumenti kasutavad ettevõtted tõendina ka äripartneritega suheldes, tavaliselt maksete osas. Algdokumentide näited on järgmised:
Kontroll tühistati
Kreeditarve
Tagatisraha
Kuluaruanne
Arve
Materjalide taotlemise vorm
Ostutellimus
Ajakaart
Müügikviitung
Tõendamise eesmärgil on alusdokumentide elektroonilised kujutised üldiselt aktsepteeritavad, kuigi mõnel juhul võib siiski nõuda paberkandjal dokumentatsiooni.
Alusdokumente on tavaliselt vaja säilitada mitu aastat. Internal Revenue Service volitab teatud palgaarvestusega seotud dokumentide säilitamisintervalle. Kui dokumendi säilitamisaja osas on küsimusi, pidage nõu asjatundliku advokaadiga.
