Juhtkonna esinduskiri on ettevõtte välisaudiitorite kirjutatud vormikiri, millele kirjutab alla ettevõtte tippjuhtkond. Kiri kinnitab finantsaruannete õigsust, mille ettevõte on audiitoritele analüüsimiseks esitanud. Tavaliselt nõutakse kirja allkirjastamist tegevjuhilt ja kõige vanemast raamatupidajast (näiteks finantsdirektor). Kiri allkirjastatakse pärast auditi välitööde lõpetamist ja enne finantsaruannete väljaandmist koos audiitori arvamusega.
Sisuliselt öeldakse kirjas, et kogu esitatud teave on täpne ja kogu oluline teave on audiitoritele avaldatud. Audiitorid kasutavad seda kirja osana oma auditi tõendusmaterjalist. Kirjas pannakse juhtkonnale ka mõni süü, kui selgub, et auditeeritud raamatupidamise aastaaruande mõned elemendid ei esinda õiglaselt ettevõtte majandustulemusi, finantsseisundit ega rahavoogusid. Sel põhjusel on audiitori kirjas sisalduvad avaldused üsna laiaulatuslikud, hõlmates kõiki võimalikke valdkondi, kus juhtkonna ebaõnnestumised võivad viia ebatäpsete või eksitavate finantsaruannete väljaandmiseni. Järgnevalt on toodud esinduste näidis, mis võidakse lisada juhtkonna esinduskirja:
Juhtkond vastutab finantsaruannete nõuetekohase esitamise eest vastavalt kehtivale raamatupidamisraamistikule
Kõik finantsaruanded on audiitoritele kättesaadavaks tehtud
Kõik direktorite nõukogu protokollid on täis
Juhtkond on teinud kättesaadavaks kõik reguleerivate asutuste kirjad finantsaruandluse rikkumise kohta
Salvestamata tehinguid pole
Kõigi parandamata väärkajastamiste puhas mõju ei ole oluline
Juhtkond tunnistab oma vastutust finantskontrollide süsteemi eest
Kõik seotud osapoolte tehingud on avalikustatud
Kõik tingimuslikud kohustused on avalikustatud
Kõik avaldamata nõuded või hinnangud on avalikustatud
Ettevõte on avalikustanud kõik oma vara pandiõigused ja muud koormised
Kõik olulised tehingud on nõuetekohaselt registreeritud
Juhtkond vastutab süsteemide eest, mis on loodud pettuste avastamiseks ja ärahoidmiseks
Juhtkonnal pole ettevõttes pettustest teadmisi
Finantsaruanded vastavad kehtivale raamatupidamisraamistikule
Audiitorid ei luba tavaliselt juhtkonnal enne selle allkirjastamist selle sisu sisulisi muudatusi teha, kuna see vähendaks juhtkonna vastutust tõhusalt.
Tavaliselt ei esita audiitor arvamust ettevõtte finantsaruannete kohta enne, kui on eelnevalt saanud juhtkonna allkirjastatud allkirja.
Ettevõtte avaliku sektori raamatupidamise järelevalvenõukogu esitab oma ALi jaotises 333 juhtkonna esinduskirja sisu kohta märkimisväärset teavet.
Sarnased tingimused
Juhtkonna esinduskirja võib nimetada ka rep-kirjaks, esinduskirjaks, kliendi esinduskirjaks või esinduskirjaks.
