Kulude aruanne on vorm, mida kasutatakse ettevõtluse kulutuste jälgimiseks. Töötajad täidavad seda kõige sagedamini kulutuste jaotamiseks, mille hüvitamist nad taotlevad. Kviitungid lisatakse tavaliselt vormile, kui seotud kulutuste summad ületavad teatud miinimumsummat. Tööandja kontrollib esitatud andmete täpsust ja kehtivust ning maksab töötajatele nõutavad summad. Seejärel saab tööandja kajastada hüvitatavad summad ettevõtluskuluna, mis arvestatava raamatupidamise kasumi ja maksustatava kasumi hulka arvestab.
Kuluaruandeid saab kasutada ka töötajate esialgse ettemakse alusel tehtud kulutuste üksikasjalikuks kirjeldamiseks. Kui jah, siis tööandja kajastab esitatud summad ikkagi ettevõtluskuluna, kuid hüvitist ei tehta; selle asemel arvab tööandja kulud välja töötaja avansisummast.
Kulude aruanne võib sisaldada mitmeid ettevõttepõhiseid teabevälju, kuid tavaliselt nõuab see vähemalt järgmist põhiteavet:
Kulutuse tekkimise kuupäev (vastab kuupäeval vastaval kviitungil)
Kulude olemus (nt lennupiletid, toitlustamine või parkimistasud)
Kulude summa (vastab seotud kviitungi summale)
Konto, millelt kulu tuleks kanda
Iga kululiigi vahesumma
Töötajale makstud eelnevate ettemaksete lahutamine
Taotletud tagasimakse summa kokku
Kulude aruande vorm võib sisaldada ka tööandja reisi- ja meelelahutuspoliitika kokkuvõtet, mis määratleb, milliseid kulutusi ettevõte ei hüvita (näiteks meelelahutuskulud toas).
Kulude aruande mõiste võib viidata ka ettevõtte iga osakonna aruandeperioodi jooksul tehtud kulutuste üksikasjalikule loetelule. Selle teabe abil uuritakse, kas tegelikud tehtud kulutused erinesid ootustest. Sel juhul saab juhtkond uurida nende erinevuste põhjuseid.
