Inkasso töötajad võivad tegeleda tohutu hulga viivitatud arvetega. Kui jah, vajab inkassojuht makseprobleemide lahendamiseks klientidega standardiseeritud suhtlemise protseduuri. Üksikasjalik kogumisprotseduur on loetletud allpool. Siin märgitud protsessivoog esindab üldjuhul ainult kliendiga suhtlemise etappe. Need toimingud võidakse segada, täiendada või kõrvaldada, sõltuvalt iga arve makseseisundist. Sammud on:
Määra tähtaja ületanud arved (valikuline). Kui arve saab maksmise tähtaja ületanud, määrake see inkassotegevuste jaoks inkassopidajale.
Lubatud mahaarvamiste kinnitamine (valikuline). Klient võib ettevõtte turundusplaani alusel esitada vormi, milles on üksikasjalikult esitatud mahaarvamise nõue. Kui jah, kontrollige nõuet turundusjuhi käest ja sobitage see kliendi tehtud mahaarvamistega. Kui mahaarvamist saab jälgida lubatud mahaarvamisest, esitage mahaarvamise summa tasaarvestamiseks kreeditarve kinnitamise vorm.
Välja anda nürid kirjad. Raamatupidamistarkvara abil saate printida fikseeritud ajavahemike järel tähti, kusjuures igaüks osutab klientidele tähtaja ületanud arveid. Vaadake kirjad üle ja võtke välja kõik muud, mis on juba pooleli. Pange teised e-kirjad klientidele kirja või e-kirjaga.
Alustage otsekontakti. Kui tähtajaks tasumata arveid on veel tasumata, helistage klientidele, et arutada tasumata jätmise põhjuseid. Pärast iga kõnet registreerige kõne üksikasjad, sealhulgas kuupäev, isik, kellega ühendust võeti, hilinenud maksmise põhjused ja lubadused maksta.
Maksekorralduste arveldamine (valikuline). Kui on vaja aktsepteerida pikemat makseperioodi, dokumenteerige tehtavate maksete tingimused, samuti makstavad intressid ja isiklikud maksegarantiid.
Krediidilimiidi korrigeerimine (valikuline). Siinkohal peaks inkassotöötajal olema piisavalt teavet kliendi finantsseisundi kohta, mida soovitada krediidipersonalile, kui kliendi krediidilimiiti vähendatakse või lõpetatakse. Krediidilimiidi muutmise eest vastutavad krediiditöötajad - inkassotöötajad annavad ainult teavet.
Jälgige arvelduskokkuleppe alusel tehtud makseid (valikuline). Kui on olemas spetsiaalsed makseplaanid, võrrelge plaanitud maksekuupäevi maksete tegelikult laekumise kuupäevadega ja võtke ühendust klientidega kohe, kui ilmneb, et neil jääb plaanitud maksekuupäev vahele. Seda taset on vaja jälgida, et kliendid ei viivitaks oma maksetega.
Pöörduge inkassofirma poole. Kui kõiki muid ettevõttesiseseid sissenõudmisvõtteid on proovitud, viige arved inkassofirmale. Siinkohal tuleks klient kindlasti kanda krediidi ootelehte.
Sue klient (valikuline). Kui kõik muud alternatiivid on ebaõnnestunud, kohtuge ettevõtte juriidiliste töötajatega ja tehke kindlaks, kas ettevõttel on kliendi vastu piisavalt kohtuasju, et võita tema vastu kohtus otsus. Samuti peaks kliendil olema piisavalt vara, et tasuda mis tahes otsus tema vastu. Kui need probleemid tunduvad soodsad, lubage juriidilisel personalil jätkata kohtuasja.
Kirjutage järelejäänud saldo. Kui kõik sissenõudmistehnikad on ebaõnnestunud, täitke kustutatava arve (de) ulatuses kreeditarve kinnitamise vorm.
Viia läbi surnukeha. Kui ettevõtte süsteemides oli konkreetne probleem, mis põhjustas võlgnevuse tekkimise, kutsuge lahenduse arutamiseks kokku probleemiga kõige tihedamalt seotud inimeste koosolek. Määrake vastutus tegevusüksuste eest, dokumenteerige koosolek ja määrake vajadusel järelkohtumised.
On tõenäolisem, et uut kogude töötajat kasutavad kirjeldatud kogumisprotseduuri. Kogenenumatel töötajatel peaks olema lubatud oma tegevused sellest loendist erineda, lähtudes nende arvamusest parima võimaluse kohta teatud klientidelt koguda.
