Töökoha arvestamise süsteem hõlmab teabe kogumist konkreetse tootmis- või teenindustööga seotud kulude kohta. Seda teavet võib vaja minna selleks, et esitada kulude kohta teavet kliendile lepingu alusel, kus kulud hüvitatakse. Teave on kasulik ka ettevõtte hindamissüsteemi täpsuse kindlakstegemiseks, mis peaks suutma tsiteerida mõistlikku kasumit võimaldavaid hindu. Teavet saab kasutada ka tööstuskaupadele varustatute kulude määramiseks.
Tööhindamise süsteem peab koguma järgmist kolme tüüpi teavet:
Otsesed materjalid. Töö maksumuse süsteem peab suutma jälgida töö käigus kasutatud või vanarauaks lõigatud materjalide maksumust. Seega, kui ettevõte ehitab eritellimusel valmistatud masinat, tuleb ehituses kasutatud lehtmetalli maksumus kokku koguda ja töö eest tasuda. Süsteem saab selle maksumuse koostada kulude lehtedel olevate materjalide käsitsi jälgimise abil või teavet saab tasuda laotarbe ja tootmispiirkonna veebiterminalide abil. Tavaliselt on materjalid laos töötamiseks komplekteeritud ja need võetakse sel ajal konkreetse töö eest. Kui ülejäänud materjalid tagastatakse hiljem lattu, lahutatakse nende maksumus töölt ja tagastatakse lattu.
Otsene töö. Töökoha maksumuse süsteem peab jälgima tööl kasutatud tööjõu maksumust. Kui töö on seotud teenustega, võib otsene töö koosneda peaaegu kogu töö maksumusest. Otsene töö määratakse tavaliselt tööle ajakaardiga (kasutades perfokella), tööajaarvestuse tabelit (kus töötatud tunnid registreeritakse käsitsi) või võrgus töötava ajakella rakendusega arvutis. Seda teavet saab salvestada ka nutitelefoni või Interneti kaudu. Kõigil juhtudel peab kasutaja töö õigesti tuvastama, et kulutusteavet saaks õigele tööle rakendada.
Üle pea. Töökulude arvutamise süsteem määrab üldkulud (näiteks tootmisseadmete amortisatsioon ja hoone rent) ühele või mitmele kulude kogumile. Iga arvestusperioodi lõpus määratakse igas kulupildis olev kogusumma erinevatele avatud töökohtadele mõne järjepidevalt rakendatava jaotamismetoodika alusel.
Praktikas võib töökoha arvestamise süsteem olla kohandatud vastavalt kliendi vajadustele. Mõni klient lubab oma tööga arvestada ainult teatud kulusid. See on kõige tavalisem kulude hüvitamise olukordades, kus klient on lepinguga kokku leppinud, et hüvitab ettevõttele kõik konkreetse tööga seotud kulud. Sellest tulenevalt võib töökoha arvestamise süsteem sisaldada suurt hulka erireegleid, mis ei ole üldiselt kohaldatavad kõigile töökohtadele, mille kohta see teavet kogub.
Kui töö on lõpule viidud, tuleb töökoha maksumissüsteemis määrata selle töö sulgemiseks lipp. Vastasel juhul on suur tõenäosus, et töötajad jätkavad selle eest aja arvestamist ja et iga järgneva kuu lõpus jätkab see eraldatud üldkulude ligimeelitamist.
Kuni töö on pooleli, kirjendatakse koostatud maksumus varavarana. Kui töö on kliendile arve esitatud (või maha kantud), viiakse maksumus müüdud kaupade maksumuse kontole. See lähenemine tagab, et tulud on seotud kuludega samal ajaperioodil. Ettevõtte audiitorid võivad proovida kontrollida, kui hästi töökalkulatsioonisüsteem toimib, et teada saada, kas nad saavad tugineda selle võimele koostada varude üksuste kulusid ning nõuda kulude arvelt õige aruandeperioodi jooksul.
Näide töö maksumuse kohta
ABC Corporation alustab tööd 1001. Esimesel töökuul koguneb töökohale 10 000 dollarit otseseid materjalikulusid, 4500 dollarit otseseid tööjõukulusid ja talle määratakse 2000 dollarit üldkulusid. Seega kuu lõpuks on süsteem kokku pannud töö 1001 jaoks 16 500 dollarit. Seda kulu hoitakse ajutiselt varavarana. Seejärel lõpetab ABC töö ja esitab kliendile arved. Sel ajal kantakse 16 500 dollarit üle varude ja müüdud kaupade maksumusesse.
