Varude kogumine on käsikäes olevate varude loendamine. See tähendab iga käes oleva kauba identifitseerimist, selle loendamist ja nende koguste kokkuvõtmist esemete kaupa. Võib esineda ka kontrollimise etapp, kus loendustulemusi võrreldakse ettevõtte arvutisüsteemis olevate varude ühikute arvudega. Varude kogumine on perioodilise inventeerimissüsteemi tavaline nõue ja seda võidakse nõuda ka ettevõtte iga-aastase auditi osana. Lühidalt, varude kogumise tulemuseks on kokkuvõtte taseme dokument, mis sisaldab loetelu iga laoartikli kohta käivatest kogustest konkreetse ajahetke seisuga. Selleks vajalikud toimingud on järgmised:
Valige ja koolitage loendustiime loenduste tegemise osas ja täitke seotud paberid.
Pange paika aeg, mille möödudes ei tohi vastuvõtukohas laos enam inventeerida ja ühtegi eset välja ei saadeta. On kasulik, kui loendamise päeval ei toimu tootmist, vastuvõtmist ega saatmist.
Määrake igale loendustiimile laos loendamise vastutusalad.
Jagage loendussiltide eelnummerdatud järjestus igale meeskonnale ja logige sisse jaotatud arvulad.
Igas loendustiimis tuvastab ja loendab üks inimene inventari, teine loendussildi täidab. Algne silt kleebitakse inventari külge ja meeskond säilitab varukoopia.
Kui iga meeskond on loendamise lõpetanud, sisestavad nad loendussildid. Loendussiltide administraator kontrollib, kas silte pole puudu, mis võib siltide leidmiseks vajada täiendavat otsingut. Tavaliselt kinnitatakse need ikka siltide külge, mis olid inventuuri külge kleebitud.
Loendussiltide haldur võtab loendussildid kokku arvutustabelina, mida kasutatakse iga varude üksuse kokkuvõtete loomiseks. Alternatiiviks on teabe sisestamine andmebaasi, mis teeb kokkuvõtete kogusummade liitmisel paremini tööd.
Kuluraamatupidaja võrdleb saadud teavet ettevõtte püsivarude süsteemis hoitavate ühikute jääkidega (eeldades, et see on olemas). Kui olemasolevast andmebaasist on suuri erinevusi, läheb loendustiim algsesse loendit kontrollima tagasi lattu.
See on väga töömahukas protsess ja võib vajada laos märkimisväärset seisakuid, seega üritavad ettevõtted üldjuhul võimalikult palju varusid vältida.
Sagedamat varude kogumise vormi nimetatakse tsükliloenduseks, mis lõpeb iga päev. Kui ettevõte kasutab tsüklite loendamist, loendavad laotöötajad lao väikeses osas inventari ja viivad oma loendusteabe arvutisüsteemi kirjetega. Vigade korral parandavad laotöötajad need ja uurivad ka vigade tekkimise põhjuseid. Aktiivne tsüklite loendamise programm parandab vähemalt varude kirjete täpsustaset ja võib isegi muuta kuu lõpu füüsilise varude loendamise mittevajalikuks.
