Negatiivne kohustus kajastub bilansis tavaliselt siis, kui ettevõte maksab välja rohkem kui kohustusega nõutav summa. Näiteks kui maksaksite kogemata tarnija arve kaks korda, vähendaks esimene makse võlgnevuses kajastatud algset kohustust nulli, teisel maksel ei oleks tasaarveldust, mille tulemuseks oleks bilansis negatiivne kohustus.
Negatiivsed kohustused on tavaliselt väikeste summade jaoks, mis liidetakse muudeks kohustusteks. Need ilmuvad sageli võlgnevuste registris krediitidena, mida ettevõtte võlgnevad töötajad saavad kasutada tarnijatele tulevaste maksete kompenseerimiseks. Tehniliselt on negatiivne kohustus ettevõtte vara ja seetõttu tuleks see liigitada ettemakstud kuluks.
Enamik negatiivseid kohustusi on loodud ekslikult, mistõttu nende olemasolu viitab probleemidele aluseks oleva raamatupidamissüsteemiga. Näiteks ei pruugi raamatupidamistarkvara tuvastada ja märgistada duplikaaditarnija arvete numbreid, mis võimaldab rohkem kui üks kord esitatud arvete uuesti tasumist.
