Rahandus

Kolmesuunaline sobitamine

Kolmesuunaline sobitamine on makse kontrollimise tehnika tarnija arve kehtivuse tagamiseks. Kui võlgnevuste osakond saab tarnijalt arve, vastab see järgmisele teabele:

  • Tarnija arve teave seotud ostutellimuse koopiana, mille talle on edastanud ostuosakond. Ostutellimusel on märgitud kogus ja hind, millega ettevõte nõustub ostma tarnija arvel märgitud kaupu või teenuseid.

  • Tarnija arve vastuvõtudokumentidele, mille vastuvõttev osakond on raamatupidamisosakonnale edastanud, tagamaks, et kaubad on kätte saadud, neid on õiges koguses ja heas korras.

Seega viitab "kolmepoolse vaste" kontseptsioon kolme dokumendi - arve, ostutellimuse ja vastuvõtva aruande - sobitamisele, et tagada makse sooritamine. Seda protseduuri kasutatakse tagamaks, et hüvitatakse ainult lubatud ostud, vältides seeläbi pettustest ja hoolimatusest tulenevaid kahjusid.

Kui see kolmepoolne vaste näitab, et tarnija arve on heas seisukorras, töötleb võlgade eest vastutav personal arve tasumiseks. Kui ei, siis võtavad töötajad tarnijaga ühendust kõikides avastatud probleemides, mille tulemusena võib tarnija väljastada muudetud arve või võib-olla kreeditarve.

Kolmepoolse matši kontseptsioonil on tõepoolest probleeme. See on väga töömahukas ja nõutava teabe kogumine võib olla keeruline, mis võib viia maksete hilinemiseni, samal ajal kui võlgade töötajad otsivad puuduvat teavet. Viivitused võivad tarnijaid häirida ja takistada ka ettevõtet ennetähtaegsete maksete allahindlustest. Kolmepoolse sobitamise saate tõhusamaks muuta:

  • Väikedollariliste ja korduvate arvete väljajätmine sobitusnõudest.

  • Võlglikul töötajal arvete kinnitamine, kui tarnija arves toodud hinnad ja ühikud jäävad mõne protsendi piires ostutellimuses märgitud summadest.

Saadaval on ka automatiseeritud kolmepoolsed sobitamislahendused, mis nõuavad täielikult integreeritud ettevõtte ressursside kavandamise süsteemide kasutamist, kuid isegi need lahendused tõrjuvad mõned tehingud, mille puhul automaatne lahendus ebaõnnestub, mis nõuab lahknevuste käsitsi uurimist. Need automatiseeritud süsteemid on nii kallid, et pole väiksemate ettevõtete jaoks otstarbekas lahendus.