Finantsaruannete koostamise esimene samm on proovibilansi koostamine. Katsesaldo koostatakse iga aruandeperioodi lõpus. Seda tehakse raamatupidamisandmete koondamiseks finantsaruannetesse lisamiseks. Proovisaldo ettevalmistamiseks toimige järgmiselt.
Looge kaheksaveerguline tööleht, kus on veerupäised kontonumbri, konto nime, deebet kokku ja krediidi kogusumma jaoks. Need hõlmavad arvutustabeli algseid kirjeid. Ülejäänud veergude pealkirjad lisame hiljem.
Tehke iga pearaamatu konto kohta kokkuvõte konto saldost nii, et oleks olemas üks lõppkonto saldo, mis on kas deebet või krediit.
Alates pearaamatu esimesest kontost kandke proovibilansi töölehele konto number ja konto nimi. Kui konto lõppsaldo on deebet, sisestage see summa selle konto deebetveergu. kui lõppsaldo on krediit, sisestage see summa selle konto krediidi veergu.
Lisage summad deebetveergu ja summasid krediidiveergu. Kogusummad peaksid vastama. Kui ei, siis ei kantud konto saldot proovisaldole üle või kanti valesti edasi või on pearaamat vale. Enne jätkamist lahendage need probleemid.
Lisage töölehe viiendale ja kuuendale veerule pealkirjad, mis on mõeldud deebetite ja krediitide korrigeerimiseks. Nende veergude abil saate sisestada korrigeerimiskirjed. Need korrigeerimised on tavaliselt tekkepõhised kirjed kulude kajastamise edasilükkamiseks või kiirendamiseks.
Lisage töölehe seitsmendale ja kaheksandale veerule pealkirjad, mis on mõeldud lõplike deebetite ja lõplike krediidisummade jaoks. Selle veeru kirjed on algsed deebetid ja krediidid, millele lisatakse või lahutatakse korrigeerimiskanded.
Lisage summad viimasesse deebetveergu ja summeerige viimases krediidiveerus olevad summad. Kogusummad peaksid vastama. Kui ei, siis korrigeeritud konto saldot ei kantud õigesti. Enne jätkamist lahendage need probleemid.
Proovisaldo on nüüd finantsaruannete koostamiseks kasutamiseks valmis. On täiesti võimalik, et selle proovibilansi põhjal saadud esialgsed finantsaruanded nõuavad täiendavaid korrigeerimisi, mille korral tehakse täiendavad muudatused korrigeerivate kirjete veergudesse ja luuakse uued finantsaruanded.
Arvutipõhises raamatupidamissüsteemis ei ole proovisaldot vaja, kuna tarkvara koostab finantsaruanded automaatselt pearaamatus sisalduva teabe põhjal; proovisaldo ettevalmistamiseks pole ka vaheetappi.
