Teadus- ja arendustegevuse raamatupidamine hõlmab neid tegevusi, mis loovad või täiustavad tooteid või protsesse. Selles valdkonnas on raamatupidamise põhireegel, et kulud kantakse kuludesse nende tekkimise hetkel. Näited tegevustest, mida tavaliselt peetakse uurimis- ja arendustegevuse funktsionaalsesse valdkonda, on järgmised:
Uuringud uute teadmiste avastamiseks
Uute uurimistulemuste rakendamine
Toote ja protsessi kujunduse sõnastamine
Toodete ja protsesside testimine
Valemite, toodete või protsesside muutmine
Prototüüpide kujundamine ja testimine
Uut tehnoloogiat hõlmavate tööriistade kujundamine
Katsetehase kavandamine ja käitamine
Teadus- ja arendustegevuse raamatupidamine
Teadus- ja arenduskulude põhiprobleem on see, et nendega seotud tulevane kasu on piisavalt ebakindel, et neid on raske varana arvele võtta. Arvestades neid ebakindlusi, nõuab GAAP, et kõik teadus- ja arendustegevuse kulud kantakse kulude katteks nende tekkimisel. Selle juhise peamine erinevus on äriühenduses, kus omandaja saab teadus- ja arendustegevuse varade õiglast väärtust kajastada.
Põhireegel, et kõik teadus- ja arendustegevuse kulud arvatakse kulude alla, ei ole kõikehõlmav, kuna on ka erandeid, nagu allpool märgitud:
Varad. Kui on soetatud materjale või põhivara, millel on tulevikus alternatiivset kasutamist, kirjendage see varana. Materjalid tuleks arvata kuluks tarbituna, samas kui amortisatsiooni tuleks kasutada põhivara bilansilise maksumuse järkjärguliseks vähendamiseks. Ja vastupidi, kui tulevikus ei ole alternatiivset kasutamist, võtke need kulud kuludesse nende tekkimise hetkel.
Arvuti tarkvara. Kui arvutitarkvara soetatakse kasutamiseks uurimis- ja arendusprojektis, võtke selle maksumus kulude katteks. Kui tarkvara jaoks on aga tulevikus alternatiivseid kasutusvõimalusi, kasutage ära selle maksumus ja amortiseerige tarkvara selle kasuliku eluea jooksul.
Lepingulised teenused. Kui kolmandad isikud esitavad ettevõttele arve ettevõtte nimel tehtud uurimistööde eest, võtke need arved kuluks.
Kaudsed kulud. Mõistlik üldkulude summa tuleks eraldada teadus- ja arendustegevusele.
Ostetud immateriaalsed varad. Kui immateriaalset vara omandatakse kolmandatelt isikutelt ja neil on alternatiivseid kasutusviise, tuleb neid arvestada immateriaalse varana. Kui aga immateriaalsed materjalid ostetakse konkreetse uurimisprojekti jaoks ja tulevikus ei ole alternatiivseid võimalusi, võtke need tekkimise hetkel kuluks.
Tarkvaraarendus. Kui tarkvara on välja töötatud kasutamiseks teadus- ja arendustegevuses, võtke seonduvad kulud eranditult kulude katteks.
Palgad. Laadige palkade, palkade ja nendega seotud kulude kulud kuludelt.
Võib esineda ka uurimis- ja arendustegevuskokkuleppeid, kus kolmas isik (sponsor) rahastab ettevõtte teadus- ja arendustegevust. Kokkulepped võivad olla kavandatud litsentsimisõiguste, intellektuaalomandi omandiõiguse, omakapitali osaluse või kasumi osa üleandmiseks sponsoritele. Sponsorid võivad uurimis- ja arendustegevusega tegelevale ettevõttele maksta fikseeritud tasu või mingisugust kulude hüvitamise kokkulepet.
Need kokkulepped ehitatakse sageli usaldusühingutena, kus täisosanik täidab seotud osapoolt. Täisosanikul võib olla luba hankida täiendavaid rahalisi vahendeid, müües usaldusosaniku osalusi või pikendades seltsile laene või ettemakseid, mida võidakse tulevastelt autoritasudelt tagasi maksta.
Kui majandusüksus on teadus- ja arendustegevuse kokkuleppe osaline, tuleb lahendada mitu raamatupidamisküsimust, milleks on:
Välja antud laenud või ettemaksed. Kui ettevõte laenab või annab ettemakseid kolmandatele isikutele ja tagasimaksmine põhineb täielikult sellel, kas teadus- ja arendustööga on seotud majanduslikku kasu, võtke need summad kuluks.
Tagastamatud ettemaksed. Lükake tagasi teadus- ja arendustegevuseks kasutatavate tagastamatute ettemaksete kajastamine ning kajastage neid kulutustena, kui seotud kaubad tarnitakse või osutatakse teenuseid. Kui mingil hetkel ei eeldata kaupade tarnimist või teenuste osutamist, võtke ülejäänud edasilükatud summa kulule.
Teenuste osutamise kohustus. Kui rahastavate osapoolte eraldatud vahendite tagasimaksmine sõltub üksnes seotud uurimis- ja arendustegevuse tulemustest, arvestage tagasimaksekohustus lepinguna teiste heaks.
Tagasimaksmise kohustus. Kui finantseerivatele osapooltele on kohustus tagasi maksta või ettevõte on näidanud kavatsust seda teha, hoolimata teadus- ja arendustegevuse tulemustest, tunnustada tagasimakse summa eest kohustust ning võtta teadus- ja arendustegevuse kulusid kulude katteks. See raamatupidamine on vajalik ka juhul, kui ettevõtte ja rahastavate üksuste vahel on märkimisväärne seotud osapoolte suhe. See stsenaarium kehtib ka juhul, kui rahastavad osapooled võivad nõuda ettevõttelt oma osaluse ostmist seltsingu vastu või kui rahastavad osapooled saavad lepingu lõpetamisel ettevõttelt automaatselt väärtpabereid.
Tagab väljastamise. Kui ettevõte annab rahastamiskorra raames välja optsioonid, eraldage osa sissemakstud vahenditest sissemakstud kapitalile. Varrantidele eraldatud summa peaks olema nende õiglane väärtus kokkuleppe kuupäeva seisuga.
