Raamatupidamisprotsess on kolm erinevat tüüpi tehinguid, mida kasutatakse äritehingute kajastamiseks raamatupidamisdokumentides. Seejärel koondatakse see teave finantsaruannetesse. Tehingu tüübid on järgmised:
Esimene tehinguliik on tagada, et eelmise perioodi tagurduskanded oleksid tegelikult vastupidised.
Teine rühm koosneb sammudest, mis on vajalikud üksikute äritehingute kajastamiseks raamatupidamisdokumentides.
Kolmas rühm on perioodide lõpu töötlemine, mis on vajalik raamatupidamise sulgemiseks ja finantsaruannete koostamiseks.
Neid raamatupidamisprotsessi kolme osa käsitleme allpool.
Perioodi töötlemise algus
Veenduge, et kõik eelmistel perioodidel tagasikande kirjeteks määratud tehingud on tegelikult tühistatud. Nii tehes tagatakse, et tehinguid ei registreerita jooksval perioodil kaks korda. Need tehingud on tavaliselt märgitud raamatupidamistarkvara tagasikäigu kirjetena, seega peaks tühistamine olema automaatne. Sellegipoolest uurige tagasipöördumiste kontrollimiseks perioodi alguses olevaid kontosid. Kui tagasikäigu lippu ei määratud, tuleb kanne käsitsi tagasi pöörata, kasutades uut päevikukirjet.
Üksikud tehingud
Raamatupidamisprotsessi üksikute tehingute jaoks on vaja järgmisi samme:
Tehingu tuvastamine. Kõigepealt tehke kindlaks, milline tehing see võib olla. Näiteks on kaupade ostmine tarnijatelt, toodete müümine klientidele, palgatöötajad ja klientidelt saadud sularaha laekumise registreerimine.
Valmistage dokument ette. Tehingu algatamiseks tuleb sageli koostada või tunnustada äridokumenti, näiteks arve kliendile või tarnija arve.
Tuvastage kontod. Iga äritehing registreeritakse raamatupidamise andmebaasi kontol, näiteks tulude, kulude, vara, kohustuste või aktsionäride omakapitali kontol. Tehke kindlaks, milliseid kontosid tehingu registreerimiseks kasutatakse.
Tehing fikseeritakse. Sisestage tehing raamatupidamissüsteemi. Seda tehakse kas päeviku sissekande või on-line standardse tehinguvormiga (näiteks seda, mida kasutatakse avatud laekuvate nõuete kajastamiseks sularahalaekumiste kajastamiseks). Viimasel juhul vormistab tehing kirjeteabe eelnevalt kindlaksmääratud kontode kogumis (mida saab tühistada).
Need neli sammu on raamatupidamisprotsessi osa, mida kasutatakse üksikute äritehingute kajastamiseks raamatupidamisdokumentides.
Perioodi lõpu töötlemine
Raamatupidamisprotsessi ülejäänud samme kasutatakse kogu eelmistes etappides loodud teabe liitmiseks ja selle esitamiseks finantsaruannete vormis. Sammud on:
Valmistage proovibilanss ette. Proovisaldo on iga konto lõppsaldo loetelu. Proovisaldo kõigi deebetite summa peaks olema võrdne kõigi krediitide koguarvuga; kui ei, siis tekkis algsete tehingute sisestamisel viga, mida tuleb uurida ja parandada.
Kohandage proovisaldot. Võib osutuda vajalikuks proovisaldo korrigeerimine kas vigade parandamiseks või mitmesuguste eraldiste loomiseks või perioodi tulude või kulude kogumiseks.
Valmistuge korrigeeritud proovisaldo. See on esialgne proovisaldo pluss miinus kõik hiljem tehtud korrigeerimised.
Koosta finantsaruanded. Koostage finantsaruanded korrigeeritud proovibilansi põhjal. Vara, kohustiste ja omakapitali rea kirjed moodustavad bilansi, tulukulude real aga kasumiaruande.
Sulgege periood. See hõlmab tulude ja kulude kontode saldode viimist jaotamata kasumi kontole, jättes need tühjaks ja valmis järgmiseks aruandeperioodiks tehinguid vastu võtma.
Valmistage ette a sulgemisjärgne proovibilanss. Selles proovisaldo versioonis peaks kõigi tulude ja kulude kontode konto saldo olema null.
Tegelikkuses loob mis tahes raamatupidamistarkvara pakett prooviversiooni ja finantsaruannete kõik versioonid, nii et raamatupidamisprotsessi tegelikke samme võib oluliselt vähendada. Selle asemel on arvutis kasutatavad toimingud tõenäoliselt järgmised:
Koosta finantsaruanded. Selle teabe koostab raamatupidamistarkvara automaatselt pearaamatust.
Sulgege periood. Raamatupidajad sulgevad äsja lõppenud arvestusperioodi ja avavad uue arvestusperioodi. See hoiab ära jooksva perioodi tehingute tahtmatu sisestamise eelmisele arvestusperioodile. Mitme divisjoniga ettevõttes võib osutuda vajalikuks selle tütarettevõtte tarkvaras selle perioodi sulgemise etapp läbi viia.
Sarnased tingimused
Raamatupidamisprotsessi tuntakse ka kui raamatupidamistsüklit.
